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基于Wiki的时间管理手段[2008]

基于Wiki的时间管理手段 (Wiki as a Time Management Tool)

http://tw.rpi.edu/wiki/Blog:Baojie/Item-80

[原文写于2008-09-06]

==基本原则==

* 避免信息过载 (Avoid information overloading)
* 计划,记录和总结 (Planning, archiving and summary)
* 优先 (First things first)
* 界定潜能 (Know your limits)

==宏观控制==

”’计划”’
* ”’学期计划”’:每学期开始时列出本学期应达到目标,当前状态和目标之间的差距,以及逐项措施以弥补这些差距 (例:[[tw:Jie Bao Semester Plan, Fall 2008]])
* ”’项目计划”’:对每个项目,给出该项目的目标,现状,长期(2-3年)和短期(3-4个月)要进行的工作 (例:[[tw:Tetherless World Semantic Wiki Roadmap, August 2008]])
** 对中期任务,如一篇文章或者一个项目申请书,应按截止日期逆推,列出逐周的工作重心。
* ”’每周计划”’: 大约提前一周计划逐日工作重心; 每天有大概的项目分配 (例: 周一Paper Review, 周二OWL,周三Wiki,周四/五ITA,周六写作,周日私人事务和计划)。

”’总结”’
* ”’学期总结”’:每学期结束时列出本学期各项目,各方面工作记录;也不按时间地列出在研究上对若干问题认识的进展。(例:[[tw:Jie Bao Semester Summary, Spring-Summer 2008]])
* ”’每周总结”’: 每周根据日历记录本周分类(如会议,写作,阅读等)逐日工作项目,详细方法见[[:Category:Jie Bao Weekly Summary]]。(例:[[tw:Jie’s Weekly Summary, 2008-08-10]])

”’统计和监督”’
* ”’工作时间”’: 合理的计划依赖于合理的统计。要明确自己合理和可能的工作时间,避免浪费或者应承不可完成的任务。例如,自己每周正常工作时间是多少?有多少工作时间是自由的?(如非会议)。可结合工作队列(Job List)来估计自己积压任务的长度(如4周)。(例:[[Blog:Baojie/Item-71|鲍捷的有效工作时间统计]])
* ”’同事压力”’: 如果自己无法有效控制,可将自己的计划和日程公开给有关人员(例如在TW Wiki上tw:名字空间内的的文档对内部成员可见)。
* ”’自我压力”’: 明确自己的进度和统计,可用大海报版(poster board)等在醒目处提醒自己。

==微观控制==

”’日历 (Calendar)”’
* ”’记录”’: 利用在线日历逐小时记录本日工作。对会议应写出简短的记录(通常是一句话)。对看的文章应保留URL。(例:Jie Bao’s [http://www.google.com/calendar Google Calendar])
* ”’分类”’:在日历中应对任务分类, 如工作,非工作,以利统计 (例:用多个Google Calendar)
* ”’分享”’:和主要合作伙伴分享自己的计划日历 (例: [http://www.google.com/calendar/embed?src=c9l3f4od6fjd9u3s26iv9s69dk%40group.calendar.google.com&ctz=America/New_York TW Planning])

”’问题跟踪 (Issue Tracker)”’
* ”’定义”’:“问题(Issue)”是部门中一个中期(数月)待解决概念,通常涉及多人的合作。
* ”’工具”’: 利用TW Wiki的Issue Tracker可进行研究问题,管理问题和开发问题的跟踪。(例:[[tw:ISSUE-22]])
* ”’分解”’: 一个Issue可以分为多个Action(动作)汇报。可以将本人的一个Job给出为Issue的一个Action (但并非要求如此; 例:[[tw:ISSUE-25/Action-1]])。
* ”’通知”’: 如果认证了TW Wiki的电子邮件,则可收到相关(由本人创建,或被分配解决)问题的的更新邮件 (电子邮件认证在[[Special:Preferences]]页面)

”’工作队列 (Job List)”’
* ”’定义”’:Job List和Issue Tracker比,侧重个人事务,且非常之具体(到小时)。一个Job可以和部门其他工作无关。
* ”’工具”’: 用TW Wiki的[[Template:JobList|Job List工具]]跟踪当前积压之任务(以小时计算),并分为必须任务和可能任务。工作目标应在缩短必须任务队列 (例:[[tw:Jie Bao/Personal/Todo]])
** 任务不要过大,以10小时以下为宜。
** 如果一个任务在必须任务列表中存在过久,说明此任务不清晰,或不足够紧急。应缩小或者修正。

”’网路控制 (Internet Control)”’
* 电子邮件 (Email)
** ”’过滤”’: 利用Gmail自动对邮件进行分类和过滤。这样做后,每日待阅读邮件大概50个线程,100封以上。
** ”’隔离”’: 每天晚上一般不处理邮件,或者只处理老板和同事的邮件。
** ”’清空”’: 每周清空收件箱一次。
* 网络冲浪 (Surfing)
** ”’隔离”’: 由于大多数上网时间是在晚上,所以晚上一般不接触计算机。晚上利用手机查看邮件等
** ”’统计”’: 利用日历记录自己的上网时间,并每周加以统计(前段时间是每日2-3小时)。给自己一个每日上网时间上限,在办公桌上用纸质月历记录并提醒自己在网络上花的时间。
** ”’软件”’: 也可使用上网控制软件(如按时间,按URL,按网站性质)(例:[http://www1.k9webprotection.com/ K9])

‘会议控制 (Meeting)”’
* ”’精简”’: 减少未经计划的会议。
* ”’总结”’: 对每次会议应进行简短的总结,几句话即可。正式会议可利用TW Calendar (例:[[tw:Semantic Wiki Meeting 2008-08-12]]);非正式会议用Google Calendar
* ”’出没”’:学会按时出现和消失,保证自己有不受干扰的时间。

”’阅读/写作平衡 (Balance Reading/Writing)”’
* ”’夜读’”: 晚上一般用于阅读。打印必须阅读的邮件(Gmail按线程打印),文章,申请书等。有关意见可以手写,第二天扫描回去。
* ”’分割”’: 大的写作任务应分为若干阶段和若干具体的Action或者Job。可利用Issue Tracker来管理(例:[[tw:ISSUE-46]],[[tw:Concept Modeling on Semantic Wiki (Draft)]])。

==其他==

本文将在未来进行补充,并提供英文的版本。

参考文献
* [http://www.hhmi.org/resources/labmanagement/moves.html Making the Right Moves: A Practical Guide to Scientific Management for Postdocs and New Faculty], Ch. 3 & 6. [http://www.research.ubc.ca/Uploads/Docs/Howard%20Hughes.New%20Faculty%20guide.pdf PDF] (can aslo ask for free copy)

{{BlogInfo
|page=Blog:Baojie
|title=基于Wiki的时间管理手段 (Wiki as a Time Management Tool)
|visitor=User:Baojie
|date=2008/09/06 12:06 EDT
|content= 总结最近的时间管理方法
|tag=Jie’s_Words, Time Management
}}

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  1. 还没有评论。
  1. 2012/01/08 @ 10:50

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